Verbesserungsempfehlungen aus der Auditpraxis für die Steuerberatungspraxis

Vorwort und Situationsbeschreibung

Gerade kleine und mittlere Steuerberatungskanzleien scheuen oft den Aufwand, der mit der Einführung normierter Managementsysteme verbunden ist – Stichwort Ressourcenmanagement. Meist wird dabei nur der Aufwand der Implementierung des Managementsystems gesehen, nicht aber die langfristigen Vorteile, wie

• eine verbesserte Qualität,
• ein verminderter Personalaufwand und Personaleinsatz,
• sowie eine Erleichterungen bei allen betrieblichen Prozessen.

Was ist ein Managementsystem in der Normung?

Managementsysteme beschreiben Vorgehensweisen in einer Organisation, um deren Zielsetzungen festzulegen und zu erreichen vgl.: DIN ISO 9001:2015. Sie ermöglichen es, nachvollziehbare Abläufe einzuführen und damit qualitätsrelevante Standards kontinuierlich zu steigern.

Anmerkung: Die qualitätsrelevanten Standards bestimmt aber die Leitung des Unternehmens mit, indem sie konkrete Qualitätsziele aufstellt !

Interne Anmerkung: „Die Qualität des Systems ist immer nur so gut wie der Anwender diese definiert“ !

Dadurch wird letztendlich auch die Kundenzufriedenheit gewährleistet. Durch eine Zertifizierung können den Mandanten bzw. der Öffentlichkeit die Standards der Organisation transparent gemacht werden vgl.: STMWi (2011), S. 7.

Soweit die Theorie, doch die Praxis sieht leider anders aus!

Das „leidige Thema der Auftragssteuerung“ in Steuerberatungskanzleien in der Praxis

Ein Auditor berichtet …

Im Rahmen eines Zertifizierungs- oder Überwachungsaudits stellt man als Auditor gerne die Frage nach dem Ressourcenmanagement im zu auditierten Unternehmen.

Warum?

Ganz einfach! Die neue Norm DIN ISO 9001:2015 fordert in Kapitel 7 zum Thema Unterstützung bei den personellen Ressourcen:

• Die Organisation muss die erforderlichen Ressourcen für den Aufbau, die Verwirklichung, die Aufrechterhaltung und die fortlaufende Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems bestimmen und bereitstellen … und dabei folgendes berücksichtigen:
• Die Fähigkeiten und Beschränkungen von bestehenden internen Ressourcen …
• Die Organisation muss die Personen bestimmen und bereitstellen, die für die wirksame Umsetzung ihres Qualitätsmanagementsystems und für das Betreiben und Steuern seiner Prozesse notwendig ist.

Das bedeutet in verständliches „Steuerberaterdeutsch“ übersetzt:

Auditsituation

Die Kanzleiinhaber fragt man als Auditor dann gerne, um welche wichtigen Aufgaben er sich als Leitungsorgan im Bereich „Kanzleiführung“ wirklich kümmert und welche Qualitätsziele er verfolgt.

Dazu gehören auch die Fragen nach der Nachhaltigkeit bei

• der Planung und Verwaltung von Aufgaben;
• dem Führen, Fördern und Fordern von Mitarbeitern;
• der nachhaltigen Planung der Mitarbeitereinsätze;
• der Verbesserung der Arbeitsabläufe;
• der Optimierung der EDV-Einsätze als unverzichtbares Qualitätsinstrument;
• der Durchführung von Nachkalkulationen;
• der Selektion unrentabler Aufträge und Mandate, um diese dann in Zukunft rentabel zu gestalten oder abzulehnen.

Das Ergebnis ist leider betriebswirtschaftlich sehr bescheiden; wenn auch für das Bestehen des Audits als Minimum ausreichend, weil die Messlatte im Einzelfall von der Kanzleiführung selbst aus unerfindlichen Gründen sehr niedrig gesetzt ist!

Aber: Audit dennoch bestanden!

Die Norm interessiert nämlich nicht vordergründig, ob

• Eine optimale Auftragsplanung die Kanzlei „profitabler“ macht
• Eine Reduzierung der Arbeitszeiten als Mittel zur Umsatzsteigerung eingesetzt wird
• Eine regelmäßig und effiziente Prüfung der Auslastung der Kanzleimitarbeiter erfolgt
• Eine Programmgesteuerte Auftragsverwaltung in der Kanzlei existiert

Fazit

Nur eine Minderheit der Kanzleileitungen setzt sich tatsächlich, und für den Auditor nachvollziehbar, dokumentiert effizient mit validierbaren Qualitätszielen, auseinander und nutzt die vielfältigen Auswertungsmöglichkeiten EDV-gestützter Hilfsmittel!

Denn durch die Auftragsplanung, Zeitaufschreibung und Honorarabrechnung – idealerweise mit einem Programm –  erhält der Kanzleiinhaber vielfältige Auswertungen zur Steuerung Ihrer Kanzlei.

• er kann den Mitarbeitereinsatz exakt planen.
• er erkennt, ob noch Ressourcen frei sind für weitere Mandate und Aufträge.
• er kann Umsätze und Deckungsbeiträge nach Mitarbeiter, Mandanten oder nach Tätigkeiten werden für bestimmte Zeiträume selektiert. Somit erkennen Sie sofort „unproduktive“ (schwache) Mitarbeiter, schwache Mandanten oder auch unrentable Aufträge.

…..und dann auch noch dem Auditor nachweisen !

Der Markt bietet nun hier vielfältige Lösungen:

Viele Anbieter weisen Programme zur Zeiterfassung und Leistungsabrechnung aus, aber es fehlt leider die Auftragsplanung und -verwaltung mit integrierter Mitarbeitereinsatzplanung sowie eine konkrete Deckungsbeitragsrechnung in einem integrierten System und möglichts nicht rückwärtsgerichtet, sondern als ganzheitliches Planungssystem für Steuerkanzleien, die wissen, dass die Kanzlei nach betriebswirtschaftlichen Prinzipien zu führen sind.

Des Auditoren Wunsch:

Die Norm verlangt in Kapitel 7.1.2  das „Bestimmen und das Bereitstellen“ von personellen Ressourcen, also der Personen, die für die wirksame Umsetzung des QM-Systems, das Betreiben und das Steuern der Prozesse notwendig sind.

Nichts in der Norm hat aber Bestand ohne Dokumentationsbeispiele und Nachweise.

Und dieser Nachweis gelingt am wirkungsvollsten mit einem einfachen, möglichst intuitiven, effizienten und transparenten IT-System in der Auftragssteuerung und Mitarbeitereinsatzplanung.

Über den Autor:

Rechtsanwalt –Joachim H. Griesang-  studierte an der  Universität des Saarlandes und der Universität Tübingen Rechtswissenschaft und absolvierte in Saarbrücken das Referendariat. Im Jahr 1999 erfolgte nach der Zulassung zur Rechtsanwaltschaft auch die Gründung der Kanzlei. Joachim Griesang verfügt über mehr als 25 Jahre Berufserfahrung. 

Er hat sich als Spezialist im Qualitäts- und Risikomanagement mehrfach qualifiziert. Zudem ist er ein ausgebildeter und zertifizierter Qualitätsauditor.

Neben der juristischen Tätigkeit war er in großen Versicherungsunternehmen im Thema Schaden und Risikomanagement verantwortlich tätig.

In einer Vielzahl von Unternehmen und freien Beratungsaufträgen beschäftige er sich insbesondere mit dem materiellen Recht und Qualitäts- und Risikoanalysen.

Joachim Griesang ist Mitglied im deutschen Bundesverband für Ethik und als Dozent in der Aus- und Fortbildung der Handelsakademie in Nürnberg tätig.

Er hat sich insbesondere in seiner Berufsgruppe im Thema Qualitätsoptimierung und Qualitätsmanagement für Rechtsanwälte, Steuerberater und Finanzdienstleister spezialisiert und verfügt über die dafür wichtige Expertise. Als Auditor ist er im Auftrag großer Zertifizierungsunternehmen auch bei seinen Berufskollegen in der Zertifizierung nach der Norm DIN ISO 9001:2015 in den Unternehmen vor Ort.