Das Frühwarnsystem – Vom Aufgabenstart bis hin zu drohenden Fristüberschreitungen
Das Ziel, des in Tax Time Solutions verfügbaren Frühwarnsystems besteht darin, Kanzleichefs, Planungsverantwortliche und Teammitglieder frühzeitig darauf hinzuweisen, dass bei angelegten Aufgaben der Start einer Aufgabe bevorsteht, eine Fristüberschreitung droht oder die Frist bereits überschritten ist. Die Funktionsweise ist denkbar einfach: beim Anlegen der Aufgabe in Tax Time Solutions können Sie die Anzahl der Werktage angeben, an dem der ausgewählte Mitarbeiter die erste Erinnerung für die Aufgabe erhält. Die Vorlaufzeit liegt ganz in Ihrer Hand. Ebenso können Sie das System dafür verwenden, um bereits frühzeitig daran erinnert zu werden die Unterlagen für die zu bearbeitende Aufgabe beim Mandanten anzufordern. Das Startdatum ist pro Aufgabe und Tätigkeit flexibel einstellbar – die Erinnerung wird über das interne Nachrichtensystem automatisch an den eingeplanten Mitarbeiter versendet. Tax Time Solutions hilft Ihnen dabei, zukünftig keine Starttermine für die Tätigkeiten und Aufgaben zu verpassen oder Abgabefristen zu überschreiten.
Das Frühwarnsystem teilt sich in vier Phasen auf, die Tax Time Solutions mit verschiedenen, farbigen Flaggen gekennzeichnet werden.
Warnstufe 1: Blaue Flagge – Diese Aufgabe ist terminlich noch zu planen.
Der Starttermin für eine Aufgabe ist beim Anlegen kein Pflichtfeld und kann nachträglich eingepflegt werden. Wenn Sie diese Aufgabe bereits einem Mitarbeiter zuweisen können, erfolgt beim Aufruf des Mandanten eine blaue Mahnflagge hinter dieser Aufgabe. So erhält der Mitarbeiter eine ständige Erinnerung, dass für diese Aufgabe noch der Starttermin in Tax Time Solutions einzutragen ist.
Warnstufe 2: Gelbe Flagge – Aufgabenstart bereits um fünf oder mehr Tage überschritten
Für jede Aufgabe in Tax Time Solutions wird üblicherweise ein Starttermin inklusive der dazugehörigen Erledigungsfrist geplant. Grundsätzlich geht man davon aus, dass der ausgewählte Mitarbeiter die Erledigung der Aufgabe innerhalb des Zeitfensters selbst disponiert. Sollte die Aufgabe doch größer sein wie ursprünglich angedacht und der Arbeitsbeginn bereits um fünf oder mehr Tage überschritten sein, wird hinter dieser Aufgabe eine gelbe Mahnflagge angezeigt.
Warnstufe 3: Pinke Flagge – Fristablauf in 1-10 Tagen
Auf eine akut drohende Fristüberschreitung wird mit einer pinken Warnflagge hingewiesen. Die Frist wird hier am Folgetag oder in naher Zukunft erreicht werden. Die Angabe der Fristen erfolgt selbstverständlich in Werktagen und berücksichtigt Wochenenden und gesetzliche Feiertage. Die Warnhinweise können von Administratoren, Kanzleichefs, Planungsverantwortlichen sowie Teammitgliedern eingesehen werden – bei konsequenter Nutzung von Tax Time Solutions gehören regelmäßige Fristüberschreitungen der Vergangenheit an.
Warnstufe 4: Rote Flagge – Frist überschritten
Die Frist für die Erledigung sowie die Abgabe der Aufgabe ist überschritten – bis zum abschließen dieser Aufgabe wird mit der roten Flagge darauf hingewiesen.
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