Ändern und Verschieben von Aufgaben/-Serien

SONDERFÄLLE BEIM WECHSEL VON MITARBEITERN

Es kommt gelegentlich vor, dass in Kanzleien umstrukturiert werden muss, weil

• Mitarbeiter die Kanzlei verlassen
• Mitarbeiter in der Kanzlei andere Aufgaben übernehmen sollen
• Mitarbeiter längerfristig wegen Krankheit oder Weiterbildung ausfallen

und die ihnen bisher zugewiesenen Aufgaben anderen Mitarbeitern zugewiesen werden sollen.

Hier die Lösung für Sie:

Beispiel 1: Verschiebung zu einem abweichenden Startzeitpunkt

Ab sofort können neben sofort fälligen Änderungen auch zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Zukunft liegende Aufgaben- und -Serien berücksichtigt werden:

Wir schreiben den 05.03.2018. Mitarbeiter Harald ist seit Anfang 2017 für die Serie Fibu eines Mandanten zuständig, braucht dafür mtl. 4 Stunden. Start ist jeweils der 11. eines Monats, Frist jeweils der 10. des Folgemonats.

Erstmals ab dem 01.11.2018 ist der bisherige Azubi Paul soweit, dass er die Aufgabenserie seines Kollegen Harald übernehmen kann.

Das bedeutet, dass der Ex-Azubi erstmals die Fibu für den Monat 10/2018 übernehmen wird. Natürlich können in diesem Zusammenhang auch die bisher geplanten Sollstunden für die jeweiligen Aufgaben (z.B. Fibu von 4 Stunden auf 5,5 Stunden) mit Wirkung für die Zukunft angepasst werden.

 

Beispiel 2:  AUSNAHMEFALL: Neuer Mitarbeiter ist noch nicht da

Mitarbeiter Meier kündigt zum 30.06.2018. Seine Aufgaben (ab Start 01.07.2018) soll der neue Mitarbeiter übernehmen, obwohl er erst zum 01.09.2018 im Unternehmen beschäftigt sein wird.

Abweichend vom tatsächlichen Eintritt können dem neuen Mitarbeiter Aufgaben bereits zugewiesen werden, bevor er tatsächlich im Unternehmen ist.

In solchen Fällen erscheint der Hinweis:

„Der ausgewählte Mitarbeiter ist erst ab 01.09.2018 im Unternehmen!

Wollen Sie die umzuschichtende Arbeit trotzdem ab 01.07.2018 dem Mitarbeiter zuweisen?“ „Ja“ oder „nein“

Bei Auswahl „ja“ ist natürlich von dem neuen Mitarbeiter unmittelbar nach seinem Eintritt ins Unternehmen der aufgestaute (unerledigte) Arbeitsumfang zeitlich umzuschichten auf die Zeit ab dem 01.09.2018.

Die Urlaubsanspruchsberechnung bleibt davon „richtigerweise“ unberührt.

 

Beispiel 3: Änderung Start- und/oder Fristdatum von Einzelaufgaben innerhalb von Serien

Bisher konnten Start- und Fristdatum von Serien nachträglich nicht geändert werden. Notwendige Anpassungen machten es erforderlich, dass die gesamte Serie und deren Einzelaufgaben gelöscht und mit veränderten Daten neu eingegeben werden mussten. Ab sofort können diese Anpassungen von Serienaufgaben (und deren Einzelaufgaben) jederzeit vorgenommen werden können.

Die monatliche Einzelaufgabe der im Jahr 2017 angelegten Fibuserie mit Start am 11. eines Monats und Frist am 10. des Folgemonats soll ab Oktober 2018 wie folgt geändert werden.

Hier ist lediglich notwendig die ursprüngliche Serie so zu ändern, dass das „Vorlage für Start“-Datum (unabhängig davon, dass die Änderung der Serie erst ab Oktober 2018 gelten soll) von 11.01.2017 zum Beispiel auf 15.01.2017 angepasst wird. Gleichzeitig kann auch das „Vorlage für Frist“-Datum angepasst werden.