Aufgaben und Aufgabenserien – Wo besteht der Unterschied?

Tax Time Solutions bietet Ihnen die Möglichkeit, einzelne Aufgaben oder entsprechende Aufgabenserien, die in einem ausgewählten Turnus wiederholt werden, anzulegen. Über den Reiter „Aufgaben“ in der Kopfleiste gelangen Sie zu „Meine Aufgaben“. Über den Button „Neue Aufgabe/Aufgabenserie“ können Sie eine neue Aufgabe anlegen.

Aufgabenserie: Ja oder Nein?

Die Pflichtfelder „Mandant“, „Tätigkeit“ und „Aufgabentitel“ sind Pflichtfelder, die Sie ausfüllen müssen, damit die Aufgabe für TTS eindeutig zuzuordnen ist. 

Bei einer wiederkehrenden Aufgabe, bspw. Löhne, die für einen Mandanten monatlich abgerechnet werden, können Sie hier bereits den Rhythmus der Aufgabenserie angeben. Sollte die Aufgabe eine einmalige Sache sein, bleibt in dem Feld „Aufgabenserie“ die Angabe „keine Aufgabenserie“ stehen.

Die Aufgabe an sich entscheidet also, ob sich eine Aufgabenserie lohnt, oder ob es bei einer einmaligen Aufgabe bleibt.

Fristgerechte Abgabe der Unterlagen

Ihrer Aufgabe können Sie direkt bei der Erstellung die entsprechenden Start- und Endfristen mitgeben. So behalten Sie mit TTS immer alle Abgabefristen im Überblick und werden vom Friendly-Reminder frühzeitig daran erinnert, dass Abgabefristen für entsprechende Aufgaben anstehen.

Start- und Enddatum der Aufgabe

Bereits beim Anlegen der Aufgabe können Sie, wenn bekannt, die Start- und Enddaten für die Aufgabe hinterlegen. Tax Time Solutions schlägt Ihnen dann automatisch die Mitarbeiter vor, die für diesen Zeitraum verfügbar sind und noch Kapazitäten zur Bearbeitung der Aufgabe frei haben.

Unterlagen eingegangen

Manchmal liegt es nicht an der Arbeitsverteilung in der Kanzlei, sondern am Mandanten selbst. Damit Sie im Notfall zügig argumentieren oder frühzeitig auf Fristverzug hinweisen, können Sie hier den Eingang der Unterlagen vermerken.

Zeitplanung durch Mitarbeiter

Es gibt durchaus komplexe Aufgaben, die der zuständige Mitarbeiter am Besten selbst plant. Dazu aktivieren Sie einfach die Check-Box bei „Zeitplanung durch Mitarbeiter“ und legen so die gesamte Zeitplanung für diese Aufgabe in die Hände des zuständigen Mitarbeiters.