Welcher Mitarbeiter macht welche Aufgabe in was für einer Arbeitszeit und in welchem Zeitfenster – und wie soll man das alles koordinieren? Diese Frage stellt sich in einer Steuer- und Wirtschaftsprüferkanzlei sehr häufig. Mit der Premiumversion von Tax Time Solutions gibt es nur noch planbare Szenarien und übersichtliche Zeitfenster!
Teilaufgaben, die zeitlich, fachlich und personell in Abhängigkeit zueinander stehen sind teilweise schwer zu planen. Mit der Huckepack-Lösung von Tax Time Solutions können komplexe und aufeinander aufbauende Arbeitsabläufe miteinander verknüpft werden. Durch diese Lösung binden Sie Teilaufgaben, die wichtig für den kompletten Ablauf in Ihrer Kanzlei sind, effizient in den Workflow mit ein!
Die Huckepack-Lösung mit der Option der Tandemvariante erweitert. Hier können Sie, beispielsweise in der Wirtschaftsprüfung, einzelne Teilaufgaben mehreren Mitarbeitern gleichzeitig zuordnen.
Der Einsatz der Huckepack-Lösung kann in allen Bereichen Ihrer Kanzlei sinnvoll sein. Jahresabschlüsse, bei denen mehrere Arbeitsschritte zeitlich aufeinander abgestimmt sind oder an Finanz- und Lohnbuchhaltungen anschließende Teilaufgaben. Die Einsatzgebiete für die Huckepack-Lösung mit Tax Time Solutions sind sehr vielfältig.
Unter „Einstellungen“ und „Vorlage“ wird eine neue Vorlage für ein typisches Workflow-Szenario erstellt. Die Angaben „Tätigkeit“, „Aufgabentitel“, „Zeitkorridor“ und „Soll-Zeit“ müssen hierfür erfasst werden. Über den Button „Huckepack-Aufgabe hinzufügen“ können der Aufgabe die weiteren Aufgaben hinzugefügt werden. Hier können Sie auch direkt die Tandem-Aufgaben für die Aufgaben zuteilen.
Durch die Anwendung der Huckepack-Lösung kann man die Arbeitsschritte jedes einzelnen Mitarbeiters für die jeweilige Aufgabe sehen. Dies führt innerhalb der Aufgabensammlung dazu, dass in der Ansicht „Mandanten“, als auch bei den Mitarbeitern, ein transparenter Überblick in der Planungsübersicht gewährleistet ist.
Jede noch so gute Planung kann jederzeit von der Realität eingeholt werden. TTS ist so konzipiert, dass Sie mit nur wenigen Mausklicks, eine Aufgabensammlung ändern, erweitern, anpassen oder nur eine feine Korrektur vornehmen können. Die Änderungen wirken sich dann entsprechend auf die komplette Aufgabensammlung aus.
Beispiel gefällig? Gerne! Eine Frist wird weiter in die Zukunft verschoben. Sämtliche Folgeaufgaben verschieben sich entsprechend – die angelegten Zeitfenster bleiben von der Änderung unberührt und werden entsprechend weiter geschoben.
Sie betreuen in Ihrer Kanzlei Mandanten, die von der Struktur her fast identisch sind? Mit dem Button „Aufgabensammlung duplizieren“ können Sie die Aufgabensammlung kopieren und für einen Mandanten, der ähnliche Strukturen aufweist, anpassen. Sie können also in der Premium-Version mit nur wenigen Klicks, in kürzester Zeit, Workflows für Mandanten mit der gleichen oder ähnlichen Struktur in wenigen Minuten anlegen.
Um die Kommunikationswege kurz zu halten und Änderungen nachvollziehen zu können, kann bei jeder Aufgabensammlung das interne TTS-Nachrichtensystem genutzt werden. So ist sichergestellt, dass jeder Teilnehmer frühestmöglich über Änderungen und Neuigkeiten informiert ist.