Mitarbeiter anlegen – Was muss ich beachten?

Um später die Vorteile von TTS komplett ausnutzen können, ist es ratsam, alle Mitarbeiter die im täglichen Arbeitsablauf involviert sind, in die Software einzutragen. Dies sollten Sie tun, bevor Sie einen Mandanten oder eine Aufgabe anlegen – sonst können Sie Ihrem Mitarbeiter keine Aufgaben zuordnen.

Wo lege ich den Mitarbeiter an und was muss ich beachten?

Über den Reiter „Mitarbeiter“ in der Kopfleiste gelangen Sie in zur Übersicht aller Mitarbeiter. Über den Button „+ Neuer Mitarbeiter“ öffnet sich eine Maske, die mit den entsprechenden Daten gefüllt werden muss. Die wöchentliche Arbeitszeit, die produktive Arbeitszeit und der Urlaub des Mitarbeiters werden hier bereits schon eingetragen und von TTS in der Planung berücksichtigt. Bitte beachten Sie, dass Kürzel und Personalnummer beim Anlegen eines neuen Mitarbeiters nicht identisch mit einem bereits bestehenden Mitarbeiter sein dürfen.

Welche Rolle ist die richtige für meinen Mitarbeiter?

Mit Tax Time Solutions können Ihrem Mitarbeiter die passenden Zugriffs- und Änderungsrechte zuteilen. In unserem Rechte-Rollen-Konzept können Sie also hierarchisch festlegen, wer welche Rechte er innerhalb der Software hat. Der Systemadministrator und der Geschäftsführer haben beispielsweise mehr Rechte als eine Hilfskraft.

Das korrekte Eintrittsdatum!

Damit TTS die Berechnung des Resturlaubes oder des kommenden Urlaubs durchführen kann, ist es wichtig, dass richtige Eintrittsdatum des Mitarbeiters einzutragen.

Rente, Kündigung oder auslaufende Verträge?

Wenn bekannt, tragen Sie bei „Austrittsdatum“ direkt die entsprechenden Daten ein. TTS berücksichtigt das in der Aufgabenplanung und gibt Ihnen einen Hinweis, damit Sie frühzeitig aktiv werden und die Aufgaben entsprechen verteilen können.

Wochenarbeitszeit – Freiräume = Produktive Arbeitszeit

Gewähren Sie Ihren Mitarbeitern während des Arbeitstages entsprechende Freiräume! Toilettengang, private Telefongespräche oder der Plausch mit Kollegen an der Kaffeemaschine – alles kommt täglich vor! Wenn Sie diese Zeiten Ihrem Mitarbeiter bereits beim Anlegen gewähren, bekommen Sie einen Überblick über die verbleibende produktive Arbeitszeit. So erhalten Sie ein deutlich besseres und planbares Zeitmanagement.

Was muss mein Mitarbeiter tun?

Beim Anlegen ist die korrekte Angabe der E-Mail-Adresse ein Pflichtfeld. Sobald Sie den „Speichern“-Button bestätigen, bekommt Ihr Mitarbeiter eine E-Mail mit einem Aktivierungslink und der Bitte, seinen Account mit einem persönlichen Passwort abzusichern.

Tätigkeiten festlegen

In der Liste „Verfügbare Tätigkeiten“ sind alle gängigen Arbeiten aus dem Alltag einer Steuerkanzlei hinterlegt – natürlich können Sie in TTS auch beliebig viele Tätigkeiten hinzufügen, die speziell Ihre Kanzlei betreffen. Mit dieser Funktion können Sie Ihrem Mitarbeiter seine standardmäßigen Tätigkeiten zuordnen oder bei drohender Überlastung wegnehmen. TTS hilft dann dabei, die Aufgaben auf andere Schultern, die freie Kapazitäten haben, zu verteilen. Sie können auch zukünftige Mitarbeiter in die Software eintragen und so bereits die kommende Auslastung sehen.

Falsche Daten, Rechtschreibfehler oder Heirat?

Wenn sich beim Anlegen der Fehlerteufel eingeschlichen hat, können Sie bei TTS jederzeit eingreifen. Über das „Stift“-Symbol in der rechten Spalte ändern Sie kurzerhand und ohne viel Mühe die entsprechenden Daten ab. Sollte sich der Familienname eines Mitarbeiters, bspw. durch Heirat ändern, übernehmen wir das für Sie. Namensänderungen können nur von BTS/TTS selbst durchgeführt werden – uns genügt dazu eine kurze Meldung an support@businesstimesolutions.de