Was ist bei der Planung von FIBUs in Sonderfällen (Planung innerhalb eines Monats für den laufenden Monat) zu beachten?

Sondersituation bei der Nutzung von „DATEV Online“ oder „DATEV Connect“ – Buchung von Geschäftsvorfällen im laufenden Monat

Die Erledigung der Vielzahl der Finanzbuchhaltungen kleiner und mittlerer Mandantenunternehmen erfolgt üblicherweise nach Ablauf des Buchungsmonats – bei Dauerfristverlängerung sogar erst im übernächsten Monat. Die Standard-Planungshinweise hierfür haben wir separat vorgestellt. Falls Aufgaben innerhalb des Monats für den laufenden Monat (z.B. wöchentliche Verbuchung von Ausgangsrechnungen aus Fakturierprogrammen, Debitorenabgleich o.ä.) vorgenommen werden, sollte die Tätigkeit „Fibu – nicht fristabhängig“ verwendet werden.

Dadurch ist gewährleistet, dass die Bezeichnung der Arbeiten unabhängig von steuerlichen Fristen dem gewünschten Monat entspricht.
Achtung: hier ist das „Startdatum“ maßgeblich für die Zuordnung.

Beispiel 1

Start: 10.09.
Frist: 05.10.
Aufgabentitel: 09/2016 … fortlaufender Turnus

oder

Start: 11.10.
Frist: 20.10.
Aufgabentitel: 10/2016

oder

Start: 01.10.
Frist: 10.11.
Aufgabentitel: 10/2016
(Das Zeitfenster kann bei dieser Tätigkeitsart auch länger als 30 Tage betragen. Es sollte allerdings den Abgabezeitpunkt für die USt-Voranmeldung nicht überschreiten.

 

Beispiel 2

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass in regelmäßigen Zeitfenstern innerhalb des Monats (und für die letzten Tage des Monats kurz nach Ablauf des Monats) einzelne Tranchen (oder Blöcke) geplant werden und die Erledigung durch die Funktionen unseres Frühwarnsystems kontrolliert werden, schlagen wir die Anlage verschiedener MONATLICHER Serien unter der Standardtätigkeit „Fibu – fristenunabhängig“ vor.

Aufgabentitel	Start	Frist	Serie	Tätigkeit
1. Tranche	11.01.2018	21.01.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*
2. Tranche	21.01.2018	23.01.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*
3. Tranche	31.01.2018	10.02.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*

Beispiel 3

Der Mandant möchte, dass im wöchentlichen Turnus Fibu-Aufgaben erledigt werden. Hier würde folgende Strukturierung Sinn machen:

Aufgabentitel	Start	Frist	Serie	Tätigkeit
1. Woche	07.01.2018	14.01.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*
2. Woche	14.01.2018	21.01.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*
3. Woche	21.01.2018	28.01.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*
4. Woche	28.01.2018	10.02.2018	monatlich	Fibu (fristenunabhängig)*

*oder individuelle Bezeichnung der Tätigkeit, z.B. „Fibu-Online“. Es ist sicherzustellen, dass beim Anlegen der Tätigkeit bei Angabe des Tätigkeitstyps „Anderer Typ“ erfasst wird!

Dadurch ist gewährleistet, dass die Monatsangabe „Fibu 01/2018“ als Beginn der Serie vermerkt wird und bei den Folgemonaten jeweils der nächste Monat erscheint.

ACHTUNG! Bei Start und bei Frist bitte darauf achten, dass ein Datum gewählt wird, das entweder das Monatsende ist oder in jedem Monat existiert. Mit anderen Worten: bitte z. B. nie den 29. eines Monats als Start oder Frist der monatlichen Aufgabe einer Serie angeben! Weil der Februar nur 28 Tage hat, würden sich in den Folgemonaten die Termine und damit die Monatsbezeichnungen (z.B. Fibu 02/2018) in die Folgemonate verschieben.

Beim Massenimport von Serien für viele Mandanten und viele Mitarbeiter empfehlen wir,  zunächst die 1. Tranche (Woche) in die Excel-Importdatei einzutragen. Diesen Teil komplett für die 2. Tranche (2. Woche) zu kopieren und anzuhängen. Wobei dann jeweils nur einmal das Startdatum und das Fristdatum angepasst werden muss. Für die 3. Tranche (3. bzw. 4 Tranche) gilt das entsprechende.