Wie erfolgt die Übernahme/Erfassung von Ist-Zeiten in 10 Sekunden per Mausklick?
(auch beim Import aus Datev, Addison, Agenda und anderen Steuerprogrammen)

Ist-Zeit-Erfassung mit einem Klick

Die Ist-Bearbeitungszeiten von teilfertigen und fertigen Aufgaben können ab sofort in allen Programmansichten – vorzugsweise in „Meine Aufgaben“ mit einem Mausklick erfasst werden. Die Auswertung in Echtzeit zeigt Ihnen dann automatisch die Abweichung zwischen „Soll-Zeit“ und „Ist-Bearbeitungszeit“ der jeweiligen Aufgabe in Prozent. Mit einem Klick auf das Disketten-Symbol () stoßen Sie die Verarbeitung an. Planüberschreitungen (über 100%) werden in rot kenntlich gemacht.

Woher nehmen Sie die Ist-Zeiten?

Die meisten gängigen Steuerproramme benutzen eine mit der jeweiligen Tätigkeit gekoppelte Zeiterfassung (mitlaufende Stopuhr). Die dort aufgelaufene Ist-Zeit für die jeweilige teilfertige oder abgeschlossene Arbeit wird wie vorstehend dargestellt bei der Statusanpassung in TTS eingefügt.
Durch geschickte Nutzung von zwei bei jedem Mitarbeiter im Einsatz befindlichen Bildschirmen benötigt man einen max. Zeitaufwand pro Aufgabe von 10 Sekunden. Bei durchschnittlich 6 zu erfassenden (Teil-)Aufgaben pro Tag) beträgt der Aufwand je Mitarbeiter/Tag max. 1 Minute.

Keine Ist-Zeit-Eingabe, nur Statusänderung „In Bearbeitung“

Wenn Sie keine Ist-Zeit buchen, wird beim Ändern des Status einer Aufgabe als „in Bearbeitung“ die Ist-Zeit automatisch mit 25% der Soll-Zeit gesetzt. Dadurch wird auch in der Planungsübersicht die Aufgabe mit 25% dargestellt.

Beispiel:
Der Jahresabschluss wurde mit einer Planzeit von 6 Stunden erfasst. Der Mitarbeiter beginnt mit der Bearbeitung dieser Aufgabe und drückt – unabhängig von der tatsächlichen Bearbeitungszeit – den Button „in Bearbeitung“. Folgendes Ergebnis wird angezeigt:

Keine Ist-Zeit-Eingabe, nur Statusänderung „Abgeschlossen“

Sofern die Aufgabe sofort auf „abgeschlossen“ gesetzt wird, ohne dass eine Bearbeitungszeit eingegeben wird, wird die Ist-Zeit automatisch in Höhe der Soll-Zeit gebucht.

Beispiel:
Die Vielzahl der Planzeiten für die Bearbeitung von „einfachen“ Löhnen (Kurzabruf der Lohnabrechnungen, Lohnsteueranmeldung und Sozialversicherungsmeldungen) wurde mit jeweils 1 Stunde erfasst. Durch Drücken des Buttons „abgeschlossen“ wird die Ist-Bearbeitungszeit automatisch mit 1 Stunde angezeigt.

Um alle Plan-Ist- Abweichungen und die Rentabilität von Aufträgen kanzleiübergreifend Größen- und wertabhängig analysieren und in konkrete Maßnahmen umsetzen zu können haben wir die AUSWERTUNGEN ABWEICHENDE PLAN- IST-ZEITEN und RENTABILITÄTSRECHNUNG für Sie geschaffen.

Schauen Sie sich bitte die entsprechenden FAQs an!