Wie funktioniert das Frühwarnsystem?

Wie beim Fußball: Ermahnung > gelbe Karte > rote Karte

Ziel ist es, Chefs, Planungsverantwortliche und Teammitglieder frühzeitig darauf hinzuweisen, wenn Aufgaben unvollständig terminiert wurden oder Fristen drohen überschritten zu werden.

	„Diese Aufgabe ist terminlich noch abschließend zu planen.“
	„Start ist um 5 Tage oder mehr überschritten und die Bearbeitung wurde noch nicht begonnen!“
	„Drohender Fristablauf in 1-10 Tagen.“
	„Frist ist überschritten!“

1. Warnstufe: blaue Mahnflagge

Wenn bei der Zuweisung einer Aufgabe an einen Mitarbeiter weder ein Starttermin noch eine Erledigungsfrist (oder nur ein Termin von beiden) festgelegt wird, erfolgt bei jedem Aufruf von Seiten, auf denen der jeweilige Mandant erscheint eine blaue Warnflagge mit dem Hinweis: „Diese Aufgabe ist – terminlich – noch zu planen“.

2. Warnstufe: gelbe Mahnflagge

Üblicherweise werden für jede Aufgabe ein „Starttermin“ und eine „Erledigungsfrist“ geplant. Man geht dabei davon aus, dass der jeweilige Mitarbeiter innerhalb des Zeitfensters selbst disponiert, wann er die Aufgabe erledigen wird. Kritisch wird es, wenn bei größeren Aufgaben die Erledigung immer wieder nach hinten geschoben wird und trotz Überschreitens des Startermins um mehr als 5 Arbeitstage noch nicht mit der Bearbeitung begonnen wird. Daher erscheint eine gelbe Warnflagge mit dem Hinweis:

 „Start ist um 5 Tage oder mehr überschritten und Aufgabe noch nicht begonnen!“

3. Warnstufe: pinke Mahnflagge

Auf eine akut drohende Fristüberschreitung oder eine tatsächliche Überschreitung einer vorgegebenen Frist wird mit folgenden Hinweisen und einer pinken Warnflagge hingewiesen:

„Frist wird am Folgetag erreicht“ bzw. „Frist wird in zwei (oder drei, vier, … bis max. zehn Tagen erreicht!“

Die Angabe erfolgt in Arbeitstagen, also in Kalendertagen abzüglich Samstagen, Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen. Da dieser Hinweis weder von einem Planungsverantwortlichen noch von einem Teammitglied übersehen werden kann, sind bei konsequenter Nutzung von Tax Time Solutions jegliche Fristüberschreitungen vermeidbar!

4. Warnstufe: rote Mahnflagge

Auf eine tatsächliche Überschreitung einer vorgegebenen Frist wird mit folgendem Hinweis und einer roten Warnflagge hingewiesen:

„Frist ist überschritten“