Workflow-Optimierung durch Huckepack-Lösung
Workflow-Optimierung durch TTS
Was bedeutet die Huckepack-Lösung?
Wer macht wann was in welcher Zeit in welchem Zeitkorridor?
Und wie kann man das koordinieren? Ist das überhaupt planbar in einer Steuer-und Wirtschaftsprüferkanzlei? Mit der Premiumversion von TTS gibt es keine unplanbaren Szenarien in einer Steuerberater- und Wirtschaftsprüferkanzlei.
Sinn und Zweck der Huckepack-Lösung ist es, komplexe, mehrstufige und häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe in der Kanzlei strukturiert zu planen und darzustellen. Komplexe Abläufe sind solche, bei denen mehrere Teilaufgaben zeitlich, fachlich und personell in Abhängigkeiten voneinander stehen.
TTS perfektioniert damit – durch Antizipierung innerbetrieblicher Abläufe – die bisher eher statische und isolierte Planung von Aufgabensammlungen durch eine intelligente Verknüpfung von Teilaufgaben zu einer echten Workflowplanung.
Tandem-Fahren macht Spaß und spart Zeit
Wir haben die Workflow-Planung (Huckepack-Lösung) durch eine sog. Tandemvariante optimiert. Dabei können einzelne Teilaufgaben zeitgleich mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden (z.B. in der Wirtschaftsprüfung Zuordnung von Prüfern und/oder Prüfungsassistenten zu Prüfungsleitern)
Dieses Feature ist flexibel nutzbar. TTS passt sich also auch in diesem Bereich der jeweiligen Kanzlei an, nicht umgekehrt.
Wann ergibt der Einsatz der Huckepack-Lösung Sinn?
In allen Kanzleibereichen kann der Einsatz der Huckepack-Lösung sinnvoll sein.
Vielfältige Anwendungsbereiche sind in der Praxis vorstellbar:
• Jahresabschlüsse, bei denen mehrere Arbeitsschritte zeitlich hintereinander geschaltet werden (z.B. Abschlussbesprechung mit Chef und/oder Mandanten, Meldung zum E-Bundesanzeiger etc.)
• Finanzbuchhaltungen und Lohnbuchhaltungen, bei denen im Anschluss an die Erstellung der Hauptaufgabe eine oder mehrere Teilaufgaben angehängt werden. Hier könnte beispielsweise die Kontrolle durch einen anderen Mitarbeiter angehängt werden.
• Beratungsleistungen jeglicher Art (z.B. Nachfolgeplanung von Grundplanung bis Vertragsgestaltung und Umsetzungsbegleitung
• Wirtschaftsprüfungen (z.B. Prüfung IKS, Prüfung IT, Rechnungswesen… bis zur Berichtserstellung)
• Die Planung von Kanzlei-Meetings (Jour-Fix) kann über die Tandemvariante optimal dargestellt und angepasst werden.
Wie funktioniert die Huckepack-Lösung in der Praxis?
Vorlage erstellen
Zunächst wird innerhalb von TTS unter Konfigurationen > Einstellungen eine Vorlage für ein typisches Workflow-Szenario erstellt.
Sämtliche Einzelschritte der Aufgabensammlung werden im Einzelnen erfasst:
Dabei werden folgende Detailangaben erfasst:
- Tätigkeit (z.B. Jahresabschluss)
- Aufgabentitel („Erstellung Jahresabschluss im Entwurf“ z.B)
- Zeitkorridor für die jeweilige Aufgabe in Werktagen (10)
- Stunden, die für die Bearbeitung (innerhalb des Zeitkorridors) budgetiert werden
An dieser Stelle ist es auch möglich, bereits einen oder mehrere für die einzelne Teilaufgabe vorgesehene Mitarbeiter einzutragen. Optional besteht die Möglichkeit, die Mitarbeiter nicht in der Vorlage zu erfassen, sondern erst bei der konkreten Erstellung einer Aufgabensammlung (Huckepack-Lösung).
Durch die vorstehenden Angaben werden die zeitlich voneinander abhängigen (verketteten) Aufgaben so geplant, dass die einzelnen Folgeaufgaben beginnen am Folgetag der Fertigstellung (Frist der vorherigen Aufgabe).
TTS lässt es aber auch zu, dass zwischen den einzelnen Teilaufgaben Leertage (Pausen) eingeplant werden.
Aufgabensammlung mittels Vorlage der Huckepack-Lösung konkret bei einem Mandanten anlegen
• Mandant auswählen
• neue Aufgabensammlung erstellen
• Vorlage zur Bestückung der Aufgabensammlung einfügen
• Starttermin der Aufgabensammlung eintragen
Optional besteht die Möglichkeit, die Frist einzutragen, an der die gesamte Aufgabensammlung fertig gestellt sein soll. Das Programm ermittelt dann automatisch den spätesten Starttermin, indem es die Länge der jeweiligen Arbeitsschritte unter Berücksichtigung der geplanten Zeitkorridore zugrundelegt, wobei Samstage, Sonntage, und Feiertage entsprechend berücksichtigt werden.
Darüber hinaus ist es möglich, eine so genannte Deadline zu erfassen. Das ist der Termin der Fertigstellung, der zwingend nicht überschritten werden darf.
Sobald durch das Verschieben einzelner Aufgaben die Deadline zu überschreiten droht, gibt das System einen entsprechenden optischen Warnhinweis.
Weiterhin sind an dieser Stelle die jeweiligen Mitarbeiter für die einzelnen Teilaufgaben einzutragen (aus der entsprechenden Auswahl durch Anklicken zu entnehmen). Selbstverständlich können dir bereits in der Vorlage festgelegten Mitarbeiter ganz oder teilweise übernommen werden.
Die individuelle Festlegung der einzelnen Mitarbeiter (anstelle der unveränderten Übernahme einer Vorlage) hat den Vorteil, dass die jeweilige Verfügbarkeit des Mitarbeiters (entsprechend seiner Auslastungssituation unter Berücksichtigung von sonstigen bereits zugewiesenen Aufgaben oder Abwesenheitszeiten) abgefragt werden kann, sodass Überauslastungen von Mitarbeitern vermieden werden (vorausgesetzt, dass personelle Alternativen vorhanden sind).
Weitere Vorteile der Huckepack-Lösung
Die Anwendung der Huckepack-Lösung führt dazu, dass die Arbeitsschritte der einzelnen Mitarbeiter innerhalb einer Aufgabensammlung konsequent sowohl in der Ansicht „Mandanten“ als auch bei den jeweiligen Mitarbeitern und in der Planungsübersicht transparent gemacht werden.
Zum besseren Überblick ist gewährleistet, dass zusammenhängende Aufgaben (Huckepackaufgaben) in der Planungsübersicht durch das Berühren des Mauscursors farblich als Gesamtausgabenkomplex angezeigt werden.
Änderungen von Aufgaben innerhalb der Huckepack-Lösung
Weil sie Realität häufig von der Planung abweicht haben wir TTS so konzipiert, dass das Ändern, Anpassen, Erweitern und Feinjustieren von komplexen Aufgabensammlungen (egal, bei welcher Teilaufgabe) einfach mit wenigen Mausklicks möglich ist.
Welche Folgewirkungen das für Folgeaufgaben haben kann, zeigen die nachfolgenden Beispiele.
Beispiel 1:
Die Änderung des Starttermins ist möglich. Die Frist der jeweiligen Aufgabe bleibt davon unberührt. Die Frist wird nicht angepasst. Die Änderung hat also keine Auswirkung auf Folgeaufgaben.
Beispiel 2:
Der Bearbeiter verschiebt die Frist in die Zukunft. Die Folge ist, dass sämtliche Folgeaufgaben sich verschieben, wobei die jeweiligen Zeitkorridore beibehalten werden.
Beispiel 3:
Der Bearbeiter verschiebt die Frist nach vorne und signalisiert damit, dass seine Teilaufgabe vorzeitig erledigt wurde. Dann ändert sich der Starttermin für die Folgeaufgabe mit der Konsequenz, dass dieser Zeitkorridor sich entsprechend vergrößert. Die folgenden Teilaufgaben bleiben davon unberührt.
Aufgabensammlungen duplizieren
Das Anlegen von Aufgabensammlungen bei weiteren Mandanten, deren Parameter (zeitlicher Umfang, Zeitkorridore, Mitarbeiter etc.) identisch sind, erfolgt durch die Nutzung des Buttons „Aufgabensammlung duplizieren“. An dieser Stelle ist es selbstverständlich möglich, dass einzelne Parameter individuell angepasst werden können.
Das Planen des Workflows für mehrere Mandanten gleicher oder ähnlicher Strukturen ist also durch die Premium-Funktion „Aufgabensammlungen“ mit wenigen Mausklicks in kürzester Zeit möglich.
Splitten von Teilaufgaben
Bei jeder (Teil-)Aufgabe ist es möglich, diese zeitlich den jeweiligen Verhältnissen anzupassen. So ist es beispielsweise möglich, einen Jahresabschluss, der mit 40 Stunden für die Zeit vom 1. Juni bis 31. Juli geplant wurde aufzusplitten auf mehrere Wochen innerhalb dieses Zeitkorridors. Hierfür gelten die grundsätzlichen Handlungsempfehlungen, die wir in unseren beiden FAQ „Splitten, Erweitern und Verschieben von Aufgaben“ im Einzelnen beschrieben haben.
Nachrichten innerhalb der Huckepack-Aufgabensammlungen
Wesentliche Änderungen und Anpassungen einzelner Teilaufgaben werden über das TTS-Nachrichtensystem in Echtzeit den betreffenden Mitarbeitern und den Kanzleichefs angezeigt.
Damit ist sichergestellt, dass jeder Teilnehmer frühestmöglich über ihn betreffende Informationen verfügt.