TTS-Einsatz in der Steuerkanzlei Hofmann & Partner
Als zweifach zertifizierte Steuerkanzlei in Schweinfurt verfügen wir schon wegen unserer Zertifizierungsstatus über ein Alleinstellungsmerkmal im Vergleich zu den Wettbewerbern.
Mit rund 300 Mandaten die hauptsächlich aus Gewerbebetrieben, Industriebetrieben und Freiberuflern bestehen mussten wir unsere Daily Business schon immer planen, um sämtliche Mandate zuverlässig und auf hohem Niveau betreuen zu können.
Hinzu kommen noch Spezial-Mandate, die wir von anderen Kanzleien in deren Auftrag betreuen. Mit einem Team von 22 Experten alleine am Standort Schweinfurt ist ein hohes Maß an Planungsdisziplin gefordert, um Mitarbeiter, Mandanten und Aufträge fachlich richtig zu kombinieren und zeitlich exakt aufeinander abzustimmen.
Ohne Ressourcen-Planung würde hier sehr schnell das Chaos herrschen.
Als Kanzleisoftware nutzen wir das System csPlus von Wolters Kluwer. Das hat sich bewährt, ist nicht so kleinteilig wie die DATEV Lösung und exakt auf unser Qualitätsmanagement abgestimmt. Unsere Mitarbeiter leben die Zertifizierung Tag ein Tag aus und sind stolz darauf, diese Zertifizierung vor Jahren erreicht zu haben. Nach nur einem Jahr Vorbereitungszeit wurde die Kanzlei zertifiziert. Seitdem führt die Kanzlei das Siegel ISO 9001:2009 und zusätzlich das Siegel zertifiziertes Kanzleimanagement vom DStV. In 2017 wollen wir die ISO 9001:2015 erreichen.
Weder die DATEV noch unser csPlus verfügen jedoch über eine Ressourcenplanung, obwohl eine solche Ressourcenplanung gerade für eine zertifizierte Steuerkanzlei von größter Bedeutung ist. Das Problem mussten wir somit selbst lösen.
Der gesamte Workflow unserer Steuerkanzlei ist über das dynamisch aufgebaute Qualitätshandbuch in Prozesse und Teilprozesse zerlegt und dokumentiert. Stringente Arbeitsabläufe sind vorgegeben und lückenlos erläutert. Dadurch erreichen wir eine hohe Arbeitsproduktivität und Zuverlässigkeit in der gesamten Auftragsbearbeitung, egal ob es sich um Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Jahresabschlusserstellung oder das Anfertigen von Steuererklärungen geht. Sonstige Beratungsfelder sind ebenso in das Qualitätswesen integriert, wie auch die gesamte Kanzleiführung und Kanzleiverwaltung.
Bisher haben wir unsere Ressourcenplanung mangels vorhandener Systeme von Anbietern wie Wolters Kluwer (oder auch der DATEV) mit einer eigens programmierten ERP (Enterprise Resource Planning) Lösung durchgeführt.
In einer Datenbank sind alle Mandanten mit ihren Aufträgen, Bearbeitungszeiten (SOLL/IST) und Honoraren (SOLL/IST) zusammengefasst und dann auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt.
Jeder Mitarbeiter definiert sich über seine produktiven Arbeitsstunden, sein Bruttogehalt und seine fachlichen Zuständigkeiten und Fähigkeiten. Abhängig von der Honorarstruktur der jeweiligen Mandanten, die einem Mitarbeiter zugeordnet werden, wird dem Mitarbeiter ein Effizienz-KPI (Key Performance Indicator) zugeteilt, der planerisch vorgibt, welche Leistung der Mitarbeiter in einer vorgegebenen Zeit zu erbringen hat.
Innerhalb des jeweiligen Zeitfensters plant dann der Mitarbeiter seine Aufträge für seine ihm zugeteilten Mandate selbstständig, mit dem Ziel, eine gleichmäßige Auslastung zu erreichen, und möglichst keine Mehrstunden zu verursachen.
Ein eigener Algorithmus berechnet dabei aus den Werten des Mandanten, welche Zeitvorgaben für den jeweiligen Auftrag zu machen sind. Keinesfalls erfolgt eine Hochrechnung von Vergangenheitswerten, weil dadurch nicht ausgeschlossen werden kann, dass eine etwaige Ineffizienz in der Auftragsbearbeitung in der Zukunft reproduziert wird. Daher fließen weitere Faktoren in unseren Algorithmus ein.
Durch eine Verlinkung dieser ERP Datenbank mit unserem Qualitätshandbuch und den entsprechenden Datei Containern plant jeder Mitarbeiter sein kommendes Jahr durch und hat die Möglichkeit, bei Störeinflüssen die Planung unterjährig anzupassen. Die Kanzleiführung kann sich jederzeit einen Überblick verschaffen, welcher Mandant bei welchem Mitarbeiter mit welchem Auftrag sich in der aktuellen Bearbeitung befindet und wann zukünftige Aufträge bearbeitet werden. Durch eine klare Vertretungsregelung wird der jeweilige Vertreter dann eingesetzt, wenn der Kollege bzw. die Kollegin abwesend ist (z.B. wegen Urlaub, Krankheit etc.). Ein stringentes Aktensystem ermöglicht jedem Mitarbeiter, sich sofort und problemlos in ein anderes Mandat einzuarbeiten. Die gesamte Kanzlei ist vollständig durchstrukturiert und läuft eigentlich weitestgehend autark.
Wir als Chefs müssen nur sporadisch eingreifen und haben mehr Zeit für die Arbeit „an der Kanzlei“ und müssen nicht „in der Kanzlei“ arbeiten.
Seit September 2016 haben wir zur Abrundung unserer Kanzleiorganisation und zur Automatisierung der Ressourcenplanung das Tool TTS Tax Time Solutions im Einsatz und alle in der Kanzlei sind davon begeistert.
TTS haben wir auf unsere bisherige Ressourcenplanung als TOOL einfach aufgesetzt und dabei die Datenbasis unseres ERP Systems genutzt. Die Mandantenstammdaten wurden mittels einer Schnittstelle von csPlus nach TTS exportiert und anschließend unsere ERP Daten von jedem Mitarbeiter in TTS integriert.
Das Planen hat tatsächlich allen richtig Spaß gemacht,
nicht nur den Chefs, sondern allen Mitarbeitern.
Wir haben für die Implementierung von TTS eine Mitarbeiterin als Projektverantwortliche bestimmt, die sich weitestgehend selbständig um alles gekümmert hat.
Unser gesamtes Team freut sich schon auf den Jahreswechsel und die Jahresübernahme von 2016 auf 2017 mit TTS.
Im Zuge des diesjährigen Überwachungsaudits durch den TÜV Rheinland wurde uns bewusst, wie zukünftig Steuerkanzleien auszurichten sind, unter anderem auch wegen der sich dynamisch ändernden Marktbedingungen und der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Handbuch gerechtes Arbeiten am Mandanten und am Auftrag setzt man für folgende Zertifizierungsrunden als gegeben voraus.
Schwerpunkte der Zertifizierung werden in Zukunft das Risikomanagement und die Ressourcenplanung sein.
Also haben wir bereits heute schon die richtige Entscheidung für die zukünftige Kanzleientwicklung getroffen.
Mit dem Einsatz von TTS haben wir für unsere Kanzlei nichts NEUES eingeführt. Wir können jedoch unser bisheriges Ressourcen-Management mit TTS ANDERS machen, nämlich smarter, effektiver und transparenter.
Aber auch Steuerkanzleien, die bisher keine Erfahrungen mit einer Ressourcen-Planung gemacht haben, können TTS sehr schnell in die eigene Kanzlei integrieren.
Wir geben unsere durchweg positiven Erfahrungen mit dem Einsatz vonTTS gerne an Berufskollegen weiter. Einfach anrufen und Dr. Rainer Schenk (Steuerberater) oder Anja Aumüller (Steuerberaterassistentin) verlangen.
Autor dieses BLOG Beitrags:
Diplom-Kaufmann Univ. Dr. Rainer Schenk, PhD.
(Steuerberater bei hofmann & partner und Gast Professor für innovatives Finanzmanagement/FinTech an der LPNU, Dep. Administrative and Financial Management).